7 Tipps für ein gutes Zeitmanagement

Ist das Zeitmanagement aus den Fugen geraten, suchen Studierende wie auch Berufstätige nach einer Lösung. Wer sich über das Problem der „fehlenden Zeit“ erst einmal bewusst ist, kann mit nur 7 Tipps & Tricks seinen Alltag besser strukturieren und effizienter gestalten.

Tipp 1: Überblick verschaffen

Wer beim eigenen Zeitmanagement ins Schwitzen kommt, ist oft mit der Vielzahl an Aufgaben und Plänen überfordert. Daher ist es wichtig, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen. Fragen für Studium oder Beruf können also (zu Beginn) sein:

  • Wann stehen welche Prüfungen an?
  • Wann muss ich welche Seminar- und Hausarbeiten abgeben?
  • An welchen Tagen und zu welchen Zeiten finden die Vorlesungen statt?
  • Welche regelmäßigen Aufgaben fallen wann an (täglich / wöchentlich / monatlich)?
  • Welche Deadlines stehen in den aktuellen Projekten an?
  • Wann finden welche regelmäßigen Meetings statt?

Alle Fragen beantwortet? Prima! Dann kann es direkt weitergehen …

Tipp 2: Realistische Zeitplanung erstellen

Hat man sich erst den Überblick verschafft gilt es, sich ein realistisches Zeitmanagement aufzubauen. Das heißt, dass Ziele und Aufgaben so geplant sein sollen, dass sie auch tatsächlich je Tag / Monat / Woche zu bewältigen sind. Der Tag hat zwar 24 Stunden – schlafen, essen und ein bisschen Freizeit genießen gehört aber auch in den Zeitplan! Eine Orientierung für eine realistische Zeitplanung liefern die Tipps 3 bis 7.

Tipp 3: Synergieeffekte nutzen

Gleiches gesellt sich gern zu Gleichem – das gilt auch für die anstehenden Aufgaben. Durch die Nutzung von Synergien lassen sich Aufgaben effizienter bewältigen. Teilweise können Aufgaben zeitgleich durchgeführt werden oder aufeinander aufbauen. Hat man sich einen Überblick über die To Do´s verschafft, können nun Aufgabenpakete geschnürt werden. Durch die Bildung von Blöcken lassen sich gleichartige Themen erkennen und filtern. Damit spart man nicht nur Zeit bei der Bearbeitung der Aufgaben – die Lösungsfindung bei aufkommenden Problemen kann auch schneller erfolgen.

Tipp 4: Unwichtiges streichen

Zu Beginn scheint jede noch so kleine Aufgabe äußerst wichtig zu sein. Da die zur Verfügung stehende Zeit jedoch begrenzt ist gilt es, das wirklich Wichtige (Pflicht) vom Unwichtigen (freiwillig) zu trennen. Unabhängig davon, ob man sich im Studium oder im Beruf befindet, sollte man sich folgende Fragen stellen und in Listenform notieren:

  • Was sind Pflichtveranstaltungen und Aufgaben?
  • Was sind freiwillige Veranstaltungen und Aufgaben?
  • Welchen Nutzen haben die freiwilligen Veranstaltungen / Aufgaben zur Erfüllung meiner Ziele?

Sind die Fragen (schriftlich) beantwortet, lässt sich nun eine Klassifizierung vornehmen. Die Pflichtveranstaltungen und –aufgaben können in der Regel (zunächst) nicht gestrichen werden. Bei den freiwilligen Themen sollten nun diejenigen markiert werden, die keinerlei Bedeutung für die Erreichung der (eigenen) Ziele haben. Diese sollten aus dem Zeitplan gestrichen werden, bis wieder ausreichend Zeit vorhanden ist, um sich damit zu beschäftigen.

Für die Pflichtthemen können speziell im Beruf allerdings auch Möglichkeiten ergriffen werden, um für ein realistisches Zeitmanagement zu sorgen:

  • Vier-Augen-Gespräch mit dem Vorgesetzten suchen und die aktuelle Situation sachlich beschreiben
  • Lösungsvorschläge unterbreiten, wie die Situation verbessert werden kann (zum Beispiel durch Outsourcing, zusätzliche Kapazitäten, Aufgaben-Umverteilung, Unterstützung durch Kollegen)

Tipp 5: Aus Fehlern lernen

Das Zeitmanagement kann sich täglich neuen Herausforderungen stellen. Unerwartete Aufgaben brechen plötzlich über einen herein. Daraus sollte man sich jedoch nicht aus der Ruhe bringen lassen – wer sein Zeitmanagement im Griff hat, meistert auch diese Herausforderung bedenkenlos. Was hier helfen kann ist, aus vergangenen „Fehlern“ im Zeitmanagement zu lernen. Konkret heißt das

Anzeige
  • den künftigen Zeitplan bezüglich seiner Realisierung mit Erfahrungswerten aus vergangenen Aufgaben / Tätigkeiten erstellen.
  • Aufgabenblöcke hinsichtlich Synergieeffekten prüfen und gegebenenfalls neu klassifizieren.
  • ausreichend Pausen einplanen, um neue Kraft zu tanken.

Tipp 6: Checklisten nutzen

Zeitmanagement

Das Zeitmanagement kann bei Aufgaben ins Schwanken geraten, die nicht regelmäßig wiederkehren. Ist man nicht routiniert, empfehlen sich speziell im Berufsleben Checklisten für bestimmte, sich nicht verändernde, Tätigkeiten. Dabei können zum Beispiel Ablaufpläne,

  •   Ablaufpläne
  • Tätigkeitsbeschreibungen,
  • Schritt-für-Schritt Anleitungen und
  • Handbücher (gegebenenfalls mit Screenshots)

helfen. Sind die Checklisten und Anleitungen für Arbeitsabläufe noch nicht vorhanden ist es zwar zeitintensiv, diese zu erstellen. Doch spätestens beim nächsten Einsatz ist die Einarbeitung in die Aufgabe und Durchführung der Tätigkeit schneller.

 

Tipp 7: Nein sagen

Oft wird gerade Frauen nachgesagt, dass sie das Wort „Nein“ nahezu aus ihrem persönlichen Wortschatz gestrichen haben. Doch auch bei Männern kann das sogenannte „Helfersyndrom“ schnell zur Qual werden. Die Gründe, weshalb zu allen Anfragen „Ja“ gesagt wird, sind unterschiedlich. Beispielsweise

  • möchte man kein negatives Erscheinungsbild beim Gegenüber erzeugen,
  • hofft man auf eine Beförderung und sieht Ablehnung von Aufträgen als Karrierekiller,
  • ist man zu eingeschüchtert, um seinen Mann (oder seine Frau) zu stehen.

Für das Zeitmanagement ist die Ja-Sager Angewohnheit fatal. Hier gilt es, alte Gewohnheiten zu durchbrechen und das Ablehnen von Aufgaben und Anfragen zu üben. Dabei sollte man jedoch nicht unhöflich sein – auch eine Erklärung, weshalb man aktuell ablehnt (mit dem Hinweis, dass man, sobald die derzeitigen Aufgaben erledigt sind, gerne aushilft) kann schnell für Verständnis beim Gegenüber sorgen.

Vereinbarkeit von Pflichten und Freizeit

Mit dem richtigen Zeitmanagement lässt sich der Zeitdruck im Alltag nehmen. Mit einigen Tipps kannst du dein Studium und Berufsleben so gestalten, dass du trotz zahlreicher Aufgaben Pflichten und Freizeit miteinander vereinbaren kannst. Ist dein Zeitmanagement aufgrund Dritter aus den Fugen geraten, kannst du das Gespräch mit den Verantwortlichen Suchen. Gerade im Berufsleben sind Angestellte oft fremdgesteuert. Ein offenes und sachliches Gespräch mit dem Vorgesetzten über die aktuell zeitlich nicht zu bewältigenden Aufgaben kann Abhilfe verschaffen. Lässt sich hier dennoch kein realistisches Zeitmanagement aufbauen – und führt das zu seelischen oder körperlichen Belastungen, sollte der Angestellte über einen Wechsel von Job oder Unternehmen nachdenken. Im Studium gilt das Gleiche: Stellt der Student zum Beispiel fest, dass das Zeitmanagement aufgrund von Verständnislosigkeit oder Desinteresse für die Studienfächer besteht, kann die Überlegung des Wechsel der Studienrichtung spätere Erfolge nach sich ziehen.

Fotos: © Martina Brunow Fotografie

No Comments

Leave a Comment