Projektmanagement im Unternehmen

Wie man Projekte konsequent abwickelt und den „Endspurt“ vermeidet

Sie können klein sein, groß, aufwendig, schnell abzuwickeln,  innovativ – sie können zum Erfolg führen oder scheitern. Doch eines haben sie alle gmeinsam: Mit einem guten Projektmanagement haben sie, die Projekte, die Chance, zum gewünschten Erfolg zu führen – ohne den Kostenrahmen zu sprengen. Was es beim Projektmanagement zu beachten gibt und welche Phasen ein Projekt überhaupt durchläuft, zeigt dieser Artikel.

Warum ist eigentlich kein Fortschritt zu sehen?

„Wenn ich mal nicht weiter weiß, bilde ich einen Arbeitskreis.“ Oder ein Projektteam. So oder so ähnlich geht es auch heute noch in so manchem Unternehmen zu. Zumindest drängt sich einem der Eindruck auf, wenn man als neutraler Beobachter dabei zuschaut, wie Woche um Woche vergeht, ohne dass sich ein Ergebnis abzeichnet. Also in etwa so, wie beim alten Zimmermannsspruch: „Jetzt habe ich so oft gesägt und das Brett ist immer noch zu kurz.“

Was ist überhaupt Projektmanagement?

„Man kann kein Baby in einem Monat zur Welt bringen, indem man 9 Frauen gleichzeitig schwängert.“ Diese bekannte Projektmanagement-Weisheit sagt wohl alles, oder?!
Aber im Ernst, das Projektmanagement hat sich in den letzten Jahren zu einer Disziplin gemausert, vor dem kaum ein Unternehmen die Augen verschließen kann. Und die Bandbreite reicht von einer lockeren, wöchentlichen Zusammenkunft unter Kollegen bis zur IPMA- oder PMP-Zertifizierung und Aufbau einer Projektstruktur im Unternehmen.
Es gibt sogar eine DIN-Norm, die regelt, was ein Projekt und Projektmanagement ist. Nach der DIN 69901-5:2009-01, handelt es sich beim Projektmanagement um die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten“.

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Die Projektphasen

Wer jetzt eine mustergültige Erklärung zu den einzelnen Phasen im Projekt erwartet hat, den muss ich enttäuschen. Denn ebenso vielfältig wie die Projekte, sind auch deren Definitionen und Phasenmodelle. Von parallel über iterativ bis zum V-Modell ist alles zu haben. Um die Sache zu vereinfachen, einigen wir uns auf folgende fünf Phasen:

  1. Vorstudie: Ziel der Vorstudie ist die Auswahl und Prüfung der zu realisierenden Projekte.
  2. Kick-off-Phase: Die Kick-off-Phase signalisiert den Projektstart. Hier wird das Projektteam zusammengestellt und alle Teammitglieder werden über Projektgegenstand und Projektziele informiert.
  3. Projektplanung: Ziel ist die Entwicklung und Aufstellung eines Projektplans, der einen groben Überblick über die zur Projektrealisierung erforderlichen Projektschritte, Arbeitspakete, deren Reihenfolge und geplanten Termine zeigt.
  4. Projektrealisierung, -steuerung und -controlling: Ziel ist die Realisierung des Projekts auf der Basis des Projektplans. Zu den Aufgaben des Projektteams gehört die Durchführung der Projektarbeiten nach den erstellten Plänen. Der Projektleiter verantwortet die Steuerung des Projektgeschehens und der Projektabläufe
  5. Projektabschluss: Projekte haben immer ein definiertes Ende und sollten daher bewusst abgeschlossen werden. Durch die Gestaltung des Projektabschlusses und der entsprechenden Projektdokumentation.

Die Sache mit der Deadline oder „Warum immer alles auf den letzten Drücker passiert“

Ich sage nur drei Buchstaben: BER! Zugegeben, der Pannen-Flughafen ist ein Extrembeispiel, kann aber als Blaupause für so viele anderen Projekte verwendet werden.
Aber warum passiert in Projekten immer alles auf den letzten Drücker und was kann man dagegen tun? Eigentlich gibt es so etwas wie Zeitmangel gar nicht. Wer das nötige Gewicht auf einen ausgeklügelten Projektplan inklusive Risikomanagement gelegt hat, der erlebt auch keine bösen Überraschungen. Klar, etwas Unvorhergesehenes passiert immer mal, aber wenn man dagegen gewappnet ist, verliert man entweder keine Zeit oder holt zumindest die verlorene Zeit wieder ein.
Alles hängt von der richtigen Prioritätensetzung ab. Eine groß angelegte Studie der Volkswagen Coaching GmbH in Zusammenarbeit mit der Universität Bremen hat übrigens ein interessantes Ergebnis hervorgebracht. Demnach liegt ein Scheitern des Projekts zu fast 40 Prozent am Top-Management.

Foto: © Martina Brunow Fotografie

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