Better Budgeting

Für wen lohnt sich das Better Budgeting?

Das Better Budgeting baut auf dem traditionellen Controlling auf. Allerdings versucht das Better Budgeting, „starre“ Controllingprozesse zu flexibilisieren. Dazu unterscheidet man zwei Formen: Das Zero-Based-Budgeting und das Activity-Bases-Budgeting.

Auch wenn Theorie und Praxis, gerade im Controlling, oft weit auseinander driften, können die Ansätze aus dem Better Budgeting zur besseren Steuerung der Kosten beitragen. An einem Beispiel aus der Praxis zeige ich, wie das Better Budgeting ablaufen kann. Anschließend gehen wir noch auf die Vor- und Nachteile des „Instruments“ ein.

Die beiden Formen im Better Budgeting kurz erklärt

Bevor wir uns an das Praxisbeispiel wagen, klären wir zunächst die beiden Begriffe, die mit dem Better Budgeting Hand in Hand gehen:

  1. Das Zero-Based-Budgeting ist ein aufwändiges und komplexes Verfahren. Denn: Das Unternehmen untersucht hier jede einzelne Tätigkeit und ordnet ihnen ihre Wichtigkeit zu. Dafür sind Analysen, Bewertungen und Vergleiche gefragt. Finzanzielle Mittel gibt es am Ende vom Prozess nur für die Tätigkeiten, die nach Einschätzung der Experten für das Unternehmen wichtig sind. Alle anderen Aktivitäten erhalten keine Finanzmittel!
  2. Das Acitvity-Based-Budgeting ist noch komplexer als das Zero-Based-Budgeting. Hier erfolgt eine noch detaillierte Aufschlüsselung. Die Tätigkeiten bekommen nämlich eine Klassifizierung nach primären („wertschaffend“ und damit unverzichtbar) und sekundären Tätigkeiten. Eine Aufschlüsselung nach Wichtigkeit erhalten die sekundären Tätigkeiten. Nur wenn die sekundären Tätigkeiten die primären unterstützen, erhalten sie finanzielle Mittel.

Beide Formen verfolgen übrigens das gleiche Ziel: Kosten sparen unter Nutzung von flexiblen, optimierten Gestaltungsprozessen. Was auch für beide Formen gilt ist, dass sie sehr aufwändig sind und deshalb nur selten Anwendung in der Praxis finden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Werfen wir einen Blick auf die Jahre 2008 und 2009: Finanzkrise und Kurzarbeit sind Schlagworte, die vor allem in 2008 für Chaos in der Wirtschaft gesorgt hatten.

Wer sich noch an die Krisenjahre 2008 und 2009 erinnert weiß, in welcher brenzligen Lage sich viele Unternehmen sahen. Hier ging es für viele hauptsächlich ums nackte Überleben. Das Better Budgeting war in dieser Zeit ein Weg aus der Krise. Zwar war der Aufwand für das Controlling enorm hoch. Doch finanzielle Mittel flossen damit gezielter in Projekte, mit denen man Umsatz erwirtschaften konnte. Was nicht wertschöpfend war, wurde (vorübergehend) eingestellt. Zurecht! Denn ohne das Better Budgeting hätten andere Aktivitäten ein Budget erhalten, die zwar Kosten verursachen, aber keinen Umsatz bringen. Und in Zeiten der Krise kann das im Überlebenskampf vernichtend sein.

Vor- und Nachteile des Better Budgetings

Das Better Budgeting hat viele Vorteile. So können Unternehmen mit dem Better Budgeting zum Beispiel

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  • konkrete Entscheidungen über den Einsatz ihres Kapitals treffen,
  • wertschöpfende Tätigkeiten fördern und
  • Kostentreiber aufdecken und minimieren.

Neben den Vorteilen gibt es aber natürlich auch Nachteile:

  • Wenn das Unternehmen zum Beispiel auf einem komplexen und dynamischen Markt unterwegs ist, können sich Anforderungen, Tätigkeiten und deren Gewichtung laufend ändern.
  • Der Aufwand zur Datenerfassung, -analyse und -bewertung ist enorm hoch und dadurch auch mit hoen (Personal-) Kosten verbunden.
  • Während dem üblichen Berufsalltag kann es das Better Budgeting ein Kostentreiber sein, dessen Aufwand sich nicht rechnet.

Wann und für wen lohnt sich das Better Budgeting also?

Kleinunternehmen benötigen in der Regel kein Better Budgeting. Nehmen wir zum Beispiel ein Einzelunternehmen unter die Lupe, weiß der Inhaber meist ganz genau, wie es um seine Kosten und Umsätze steht. Ohne überhaupt ein Controlling betreiben zu müssen. Wenn das Unternehmen aber größer ist, mehrere Projekte budgetiert oder viele Schnittstellen bedient, kann ein Better Budgeting in bestimmten Situationen sinnvoll sein. Wenn wir uns die Vor- und Nachteile anschauen sieht man auch, dass sich das Better Budgeting nicht für den gewöhnlichen Berufsalltag eignet. Denn hier stehen Aufwand und Kosten oft in keinem Verhältnis zueinander. Geht es allerdings um die Sicherung des Überlebens vom Unternehmen, zum Beispiel in Krisenzeiten, kann das Better Budgeting trotz dem hohen Aufwand sinnvoll sein.

Welche Budgetierungsform man aber letztendlich wählt, hängt von vielen Faktoren ab. Neben Unternehmensstruktur und Branche spielen zum Beispiel auch Themen wie Schnittstellen, Finanzmittel und Konkurrenz eine Rolle. Wenn es um das Budget geht, ist übrigens die klassische Budgetierung ein Ansatz, der im Vergleich mit dem Better Budgeting mit einem deutlich geringeren Aufwand verbunden ist.

 

Foto: pixabay.com © nattanan23 (CC0 Creative Commons)

 

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