Angebot erstellen

Viele Existenzgründer stehen voller Elan in den Startlöchern. Endlich ist es so weit – endlich können sie die Arbeit aufnehmen und Kunden „an Land ziehen“. Wenn der Vertrag nicht per Shaking Hands geschlossen wird, stellt der Auftragnehmer (hier der Existenzgründer) ein Angebot aus. Ein Angebot erstellen bedeutet, klare Angaben über die Leistung (oder die Lieferung) zu treffen. Was Existenzgründer genau dabei beachten sollten, verrät dieser Beitrag.

Angebot erstellen – 3 mögliche Szenarien

Wer ein Angebot erstellen möchte hat meist das Ziel, nicht nur Umsatz, sondern auch Gewinn einzufahren. Schwarze Schafe gibt es immer – die meisten Business Partner verfolgen allerdings das Ziel, beim Vertragsabschluss eine Win-Win-Situation zu realisieren.Bis es zum Vertragsschluss kommt, muss man zunächst sein Angebot erstellen. Je nach Szenario kann es beim Angebot erstellen zu verschiedenen Herausforderungen kommen. Die folgenden drei Beispiele sollen zeigen, welche welche Szenarien mit Herausforderungen es bei der Angebotserstellung zu überwinden gibt:

Fall 1: Der potenzielle Auftraggeber sucht einen Dienstleister, der die Lohnbuchhaltung seines mittelständischen Unternehmens übernimmt. Dazu fragt er verschiedene Unternehmen an und bittet um die Erstellung eines Angebots.

Fall 2: Ein potenzieller Auftraggeber sucht einen Dienstleister, der ihm eine App für Smartphones erstellt. Er hat sich selbst bereits Gedanken über Inhalte und Kosten gemacht und ein Lastenheft dazu erstellt. Auf der Suche nach einem geeigneten Dienstleister sendet er das Lastenheft verschiedenen Unternehmen zu und bittet um die Erstellung eines Angebots auf Basis seines Lastenhefts.

Fall 3: Eine öffentliche Institution sucht einen Dienstleister, der Bau eines neuen Gebäudes übernimmt. Dazu erfolgt eine öffentliche Ausschreibung, auf die sich verschiedene Unternehmen unter Abgabe eines Angebots bewerben können.

Das Angebot erstellen am Beispiel der 3 möglichen Szenarien

Möchte der Existenzgründer zu einem dieser Fälle ein Angebot erstellen, stehen ihm verschiedene Möglichkeiten und Vorgehensweisen zur Verfügung:

Beispiel Angebot erstellen Fall 1: „Lohnbuchhaltung“

Für die Erstellung des Angebots bietet sich ein Dienstvertrag an, bei dem nach zeitlichem Aufwand abgerechnet wird. Auch denkbar ist die Erstellung eines Festpreises, zum Beispiel als Monatspauschale, wobei der Existenzgründer jedoch gut kalkulieren sollte, um drohende Mehraufwände und Verluste zu vermeiden. Um ein gutes Angebot zu erstellen, sollte sich der Existenzgründer über die anfallende Menge beim potenziellen Auftraggeber erkundigen. Anhand der Anzahl an Vorgängen kann er schließlich abschätzen, wie viel Zeit er für die Auftragsabwicklung benötigt. Im Angebot sollte dann eine kurze Beschreibung über die Tätigkeiten hinterlegt sein und die Angabe der Kosten. Um für mehr Transparenz zu sorgen ist hier auch die Angabe des kalkulierten Stunden- oder Tagessatzes sinnvoll.

Beispiel Angebot erstellen Fall 2: „App für Smartphone“

Bei der Programmierung und Implementierung einer App kann man beispielsweise auf das Angebot über einen Werkvertrag zurückgreifen. Hier werden konkrete Meilensteine definiert, zu denen einzelne Phasen des Projekts abgeschlossen werden. Außerdem schuldet der Existenzgründer einen Erfolg, der in der Fertigstellung und Übergabe des Werks (der App) liegt. Mit dem Lastenheft übermittelt der potenzielle Auftraggeber in der Regel eine detaillierte Beschreibung über Phasen und Prozesse. Häufig liefert er auch Informationen über anzuwendende Software oder weitere Details, die zur Erstellung der App erforderlich sind. Mit Basis des Lastenhefts kann der Existenzgründer zum Beispiel ein Angebot erstellen, das die einzelnen Phasen und / oder Arbeitsschritte kalkuliert. Auch bei dieser Bewertung sollte die Grundlage der Stunden- oder Tagessatz sein. Im Gegensatz zum Dienstvertrag ist es im Werkvertrag üblich, auf Basis des Werks im Rahmen eines Festpreises zu kalkulieren. Unter bestimmten Umständen kann man davon abweichen. Beispielsweise dann, wenn aufgrund unvorhergesehener Ereignisse die Arbeitsleistung deutlich höher wird als angenommen. Dies sollte jedoch vorab mit dem Auftraggeber geklärt – um im Fall des Eintritts von erhöhtem Aufwand / erhöhten Kosten mit einem ergänzenden Angebot vertraglich geregelt werden.

Beispiel Angebot erstellen Fall 3: „öffentliche Ausschreibung“

Häufig können sich Auftragnehmer auf Plattformen im Internet auf öffentliche Ausschreibungen bewerben. Hier liefert der potenzielle Auftraggeber Details zur Ausschreibung (ähnlich dem Lastenheft) und stellt konkrete Anforderungen an das Angebot auf. Auf Basis der Angaben reicht der Existenzgründer sein Angebot, inklusive aller geforderten Informationen und Anlagen ein. Häufig fordert der Auftraggeber im Fall der Ausschreibung ein konkretes Konzept für die Angebotserstellung, um die „Bewerber“ besser miteinander vergleichen zu können. Am Beispiel des Gebäudebaus greift in der Regel der Werkvertrag, bei dem man konkrete Angaben zu einzelnen Bauabschnitten, inklusive Beschreibung, voraussichtlichem Fertigstellungsdatum und Kosten macht.

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Unabhängig davon, ob es sich um einen Werk- oder Dienstvertrag handelt, sollten im Angebot außerdem mögliche Kosten für Materialien (Baumaterial, spezielle Hard- und Software, die ausschließlich für diesen Auftrag angeschafft werden, etc.) gesondert aufgeführt sein. Wer neben der reinen Arbeitsleistung auch Material zur Verfügung stellt, kann und sollte dies berücksichtigen und zusätzlich im Angebot aufführen.

Welche Angaben gehören rein formal ins Angebot?

Wer ein Angebot erstellen möchte, sollte die Gliederung von Angeboten im Auge behalten. Ganz klassisch gliedert sich das Angebot in drei Teile:

1. Die Kopfzeile enthält Angaben zum Absender und Empfänger. Zusätzlich führt man hier üblicherweise noch folgende Angaben auf:

  • Angebotsdatum (aktuelles Datum der Angebotserstellung)
  • Angebotsnummer (sollte einmalig und ggf. fortlaufend vergeben sein)
  • Angebot gültig bis (Stichtag, an dem die Konditionen ihre Gültigkeit verlieren)
  • Ansprechpartner (in der Regel der Ersteller des Angebots)

2. Der Hauptteil regelt üblicherweise die Konditionen zu dem angebotenen Thema. Für die deutliche Darstellung der Konditionen bietet sich eine Tabelle an, in der je Leistungsbestandteil / Materialumfang gesondert ausgewiesen werden. Wer Kleinunternehmer ist, muss hier die Umsatzsteuer (USt) nach § 19 Absatz 1 nicht ausweisen (und später auch nicht in Rechnung stellen). Dies muss jedoch kenntlich gemacht sein.

3. Die Fußzeile bietet Platz für weitere Angaben, die das Unternehmen machen kann. Hier gibt man zum Beispiel diese Informationen an:

  • Unternehmen / Freiberufler,
  • Kontaktdaten wie Anschrift, Telefonnummer oder Internetauftritt,
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStID) und
  • Die Daten zur Bankverbindung

Tipp: Ein Angebot erstellen funktioniert ganz einfach mit einer Word-Datei, die man sich selbst anlegen und einrichten kann. Wer sich zu Layout und Inhalt unsicher ist, findet im Internet zahlreiche kostenlose Formulare zum Download, die bereits mit Musterdaten befüllt sind. Hier bitte nur dringend darauf achten, alle Musterfelder mit den eigenen Daten zu befüllen (sieht der Empfänger des Angebots „Dummy“-Werte, wirkt das unseriös und potenzielle Auftraggeber gehen sicher schnell „flöten“).

Auf die Strategiefindung folgt die Preisgestaltung

Ein Angebot erstellen bedeutet oft die erste Hürde, um einen neuen Kunden zu gewinnen oder sich für den Auftrag bei der Konkurrenz durchzusetzen. Daher sollte das Angebot transparent und nachvollziehbar sein. In der Preisfindung ist jeder Existenzgründer frei – allerdings ist es hilfreich, sich im Vorfeld über die üblichen Marktpreise zu informieren. Ausgehend davon können Existenzgründer ihre Strategie definieren und ihre Preisfindung vornehmen.

Fotos: © Martina Brunow Fotografie

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